Ты обещал - ты виноват

В марте 2024 года, закончив разрабатывать новый продукт, я ушёл в отпуск на месяц. Вернувшись, я ожидал, что ребята его уже запустят. И да, всё, конечно же, было в порядке. Не очень.

В первый день наш CEO рассказал мне во всех подробностях, кто виноват, а также, что этим людям нужно оторвать и куда вставить. Больше всего были недовольны Вадичкой — он был ответственным за запуск продукта.

В дополнение к провалу запуска продукта, Вадичка стал конфликтным, дёрганным. Он не выполнял того, что у него просили: много чего обещал, но всё время кормил людей “завтраками” или вовсе забывал об обещанном.

Я пришёл к нему и задал вопрос: что вообще происходит?

Вадик стал оправдываться и жаловаться:

— Миша, меня все задолбали. На меня сейчас столько навалилось. Я и так постоянно перерабатываю. Все со всех сторон что-то требуют от меня. Я понимаю, что обещал. Но я не вывожу. Пускай подождут немного. Как сделаю — так сделаю.

Вадика можно понять. Всё, что он сказал, — правильно.

Неправильна только последовательность.

Правильно так: сначала выполняешь все обещания, а потом жалуешься.

Идеальный исполнитель

Что такое быть идеальным исполнителем? Я бы сформулировал это так:

Идеальный исполнитель — тот, кто полностью выполняет то, что от него ожидают.

И я считаю, что обязанность управления этими ожиданиями полностью лежит на самом исполнителе.

Первичные ожидания

Когда Вадичка только пришёл на работу, его должность называлась “Проджект-менеджер”. У нас никогда не было проджект-менеджеров в компании, и никто не потрудился регламентировать, что это значит — быть проджект-менеджером.

Некоторые думали, что Вадик — это человек, который будет отвечать за запуск новых продуктов. Кто-то — что Вадик теперь управляет приоритетами в IT. А кто-то решил, что Вадик — это человек, которому можно давать задания вроде: “Вот я тут в трёх словах свои мысли накидала, перепиши это и поставь задачу на ИТ”.

Идеальный исполнитель при вступлении в должность определяет границы своей ответственности. И не даёт никому возможности ожидать от него чего-то ещё, что выходит за эти границы.

Обещания

Вадика о чём-то просили, он отвечал “хорошо”, после чего благополучно забывал об обещанном. Это отличный пример того, как не надо делать.

Вот чему должен был научиться Вадик, чтобы считаться идеальным исполнителем:

1. Отказывать

Формально, человек, который никому ничего не обещал, — идеальный исполнитель. Вадику, конечно, не стоит с этим перегибать, чтобы его не уволили за то, что он ничего не делает. Но лучше твёрдое “нет”, чем неуверенное “да” — это будет честно по отношению к просящему. У него хотя бы появится время найти кого-то, кто выполнит его поручение вместо Вадика.

2. Давать определённость

Если Вадик решил согласиться выполнить задание, он должен пообещать не просто выполнить его, но выполнить к определённой дате.

Также Вадик должен чётко проговорить, какого конкретно результата может ожидать просящий. Просто “всё буит сделано” — слишком размыто. “Всё” — это что?

3. Давать реалистичные обещания

Вадик должен уметь рассчитывать свои силы. Мало пообещать, надо ещё суметь выполнить. Если же он уже наобещал много всего разным людям, то не думая пообещать ещё — было бы нечестно. Для всех будет лучше, если Вадик откажется от нового задания.

4. Не забывать, что пообещал

Лучший способ ничего не забывать — не пытаться запомнить. Вадику нужно будет разработать для себя систему, которая просто не позволит ему ничего забыть.

Как органи­зовать систему продук­тивности

В течение двух недель после того, как я вернулся из отпуска, я каждый день по нескольку часов проводил с Вадиком, помогая ему стать идеальным исполнителем. Мы организовывали его дела в Singularity, но сам выбор софта не имеет критического значения — это просто была программа, которой я уже пользовался сам.

Вот краткая выжимка из тех практик, которые мы использовали с Вадиком.

Выключите нотификации

Любые уведомления, которые во время работы всплывают на экране или издают звуковой сигнал, — нужно выключить.

Сделайте исключения только для тех каналов, которые действительно требуют немедленной реакции. К примеру, Вадик оставил включённым “чат Инцидентов” — место, где сообщают, что у нас упал продакшн.

Предупредите об этом всех заинтересованных людей. Объясните, что делаете это, чтобы не отвлекаться и успевать больше. Пообещайте проверять сообщения не реже, чем раз в полчаса. На крайний случай оставьте возможность позвонить вам, если дело действительно срочное.

Для каждого мессенджера и операционной системы настройка уведомлений будет отличаться. Возможно, будет непросто с первого раза всё настроить как нужно, но оно того стоит — потратьте время.

Собирайте все входящие в одном месте

Когда вы решите проверить уведомления, вместо того чтобы сразу же отвечать на сообщения или емейлы, сначала соберите все непрочитанные в единый список. После этого отсортируйте его по срочности и обрабатывайте последовательно — один за другим.

В этот же список вы можете класть все свои “надо бы не забыть X”, “купить колбасу”, “хочу прочитать книгу Y” и идеи стартапов.

Разбирайте этот список несколько раз в день. Что-то превращайте в задачи, что-то перемещайте в место, где вы храните список покупок, что-то — на кладбище идей стартапов. Добивайтесь того, чтобы список был пустым в конце дня.

В Singularity есть удобное место для ведения такого списка — Входящие.

Подключите чат-бота и настройте пересылку сообщений из Телеграма напрямую в этот список.

Настройте горячую клавишу для быстрой записи в этот список из любого приложения.

Работайте интервалами

Решив приступить к выполнению задания, сделайте следующее:

1. Запишите первый шаг, который вы собираетесь сделать, в список Сегодня в Singularity. Выражайтесь максимально конкретно: “написать черновик ТЗ” вместо “поставить задачу на ИТ”, “написать тест на модуль X” вместо “проверить, что всё работает”, “зайти на сайт поликлиники и записаться на приём к проктологу” вместо “ж*па”.
2. Поставьте Pomodoro-таймер в Singularity на 20 минут. Выполняйте шаг и последующие логически связанные шаги.

3. Когда время истечёт, начнутся 5 минут перерыва. Встаньте, разомнитесь, отвлекитесь от работы. Проверьте, кто вам писал за последние 20 минут, и положите это в список Входящих.
4. Решите, будете ли вы продолжать работать над текущей задачей, придумав для неё следующий шаг, или переключитесь на обработку какого-то нового пункта входящих.
5. Повторите.

Суть практики в том, чтобы позволить вам на 20 минут погрузиться в работу, ни на что не отвлекаясь. И уже после этих 20 минут принимать решение, стоит ли вам переключиться на что-то новое.

Ежедневный обзор дел

Перед тем как завершить рабочий день, сделайте следующее:

1. Разберите входящие, добейтесь того, чтобы список опустел.
2. Просмотрите задачи, которые вы планировали сделать сегодня, но не успели. Нужно ли вам предупредить кого-то, передоговориться с кем-то прямо сейчас?
3. Просмотрите архив задач, выполненных за сегодня. Нужно ли вам запланировать следующие шаги или задачи полностью завершены?

4. Запланируйте на завтра то, что вам обязательно нужно будет сделать. Не забивайте его тем, что “хотелось бы” — когда завтра нечего будет делать, тогда уже и придумаете.

Заключение

Уже в течение тех двух недель напряжённость по отношению к Вадику начала спадать. Он, конечно, не преобразился в идеального исполнителя, но он уже хотя бы перестал подводить тех, кто на него рассчитывал.

Кто-то мог бы сказать, что идеал недостижим, и я согласен. Всякое случается, не всё, что мы пообещали, удаётся вовремя выполнить. Но мы должны стремиться к идеалу, чтобы у нас был шанс работать друг с другом без обид и ложных надежд.

Лучше мало, но “точно”, чем много, но “я постараюсь”.